Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số người luôn dường như có đủ thời gian để làm mọi thứ họ yêu thích, trong khi những người khác luôn vội vã, nhảy từ việc này sang việc khác mà không bao giờ hoàn thành? Đó không phải là họ có ít việc hơn. Mà họ đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả hơn – điều này phản ánh kỹ năng quản lý thời gian vượt trội.
Quản lý thời gian không chỉ cần có khả năng sử dụng thời gian một cách hiệu quả và năng suất; đó còn là nghệ thuật sắp xếp để bạn có đủ thời gian cho mọi việc mà không bị áp lực hay căng thẳng. Dù nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại phức tạp hơn nhiều.
Vậy Làm Thế Nào Để Trở Thành Bậc Thầy Quản Lý Thời Gian? Hãy cùng K-Outsourcing tìm hiểu một số nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả mà các bậc thầy áp dụng, giúp bạn tối ưu hóa từng khoảnh khắc trong ngày
Làm thế nào để trở thành Bậc thầy quản lý thời gian?
Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Thời Gian
Kỹ năng quản lý thời gian là yếu tố thiết yếu trong cuộc sống hiện đại, bởi rất ít người trong chúng ta có đủ thời gian để hoàn thành tất cả những điều cần làm hoặc những điều mà chúng ta mong muốn.
Quản lý thời gian không chỉ đơn thuần là sử dụng thời gian một cách hiệu quả và năng suất. Thực tế, ngay cả khi bạn làm việc một cách hiệu quả nhất, vẫn có thể bạn không hoàn thành hết mọi nhiệm vụ. Vì vậy, hãy xem quản lý thời gian như một nghệ thuật, trong đó việc làm việc thông minh kết hợp với khả năng xác định và ưu tiên những nhiệm vụ thực sự cần thiết.
Xác định thứ tự ưu tiên của công việc
Các bậc thầy quản lý thời gian không chỉ biết bắt tay vào công việc, mà còn xuất sắc trong việc xác định thứ tự ưu tiên. Họ hiểu rõ sự khác biệt giữa các nhiệm vụ khẩn cấp và những nhiệm vụ quan trọng.
Các nhiệm vụ “khẩn cấp” yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, nhưng không phải lúc nào sự chú ý của bạn cũng quan trọng. Ngược lại, những nhiệm vụ “quan trọng” có thể có hậu quả nghiêm trọng nếu không được thực hiện.
Ví dụ phân loại các nhiệm vụ trong để quản lý thời gian hiệu quả:
- Trả lời điện thoại có thể là việc khẩn cấp. Nếu bạn không nghe, người gọi có thể cúp máy mà bạn không biết lý do họ gọi và có thể đó là thông tin quan trọng. Tuy nhiên, không phải lúc nào cuộc gọi đó cũng mang tính chất thiết yếu.
- Đi khám nha sĩ định kỳ là điều quan trọng. Nếu bạn không làm vậy, có thể bạn sẽ gặp phải những vấn đề nghiêm trọng về sức khỏe răng miệng. Mặc dù không cấp thiết ngay lập tức, nhưng nếu để lâu, nó có thể trở thành một vấn đề khẩn cấp khi bạn bị đau.
- Đón con ở trường vừa là nhiệm vụ vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Nếu bạn không đến đúng giờ, con bạn có thể lo lắng, và điều đó cũng có thể gây phiền phức cho giáo viên.
- Trong khi đó, lướt Tiktok hay xem phim là nhiệm vụ không khẩn cấp cũng như không quan trọng. Vậy tại sao bạn lại dành thời gian cho chúng đầu tiên trong ngày? Hãy tìm hiểu cách giảm thiểu sự xao nhãng để có thể tập trung vào những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng hơn.
Việc phát triển khả năng quản lý thời gian không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn mang lại cho bạn sự bình yên trong tâm trí và khả năng đạt được những mục tiêu quan trọng trong cuộc sống.
“Sự phân biệt giữa việc khẩn cấp và quan trọng chính là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn, dù là ở cơ quan, ở nhà hay khi học tập.”
Nó cho phép bạn tìm ra việc gì cần làm trước, và việc gì có thể để lại sau hoặc không làm. Ví dụ, nếu bạn để lại một nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, bạn có thể thấy rằng nó trở nên không cần thiết.
Sử dụng lưới Ma Trận Ưu Tiên bên dưới có thể giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình thành các danh mục phù hợp:
Cách các Bậc thầy Quản lý thời gian Sử dụng Ma trận ưu tiên
BƯỚC 1: TỰ HỎI
Nhìn nhận lại bản thân
Để sử dụng ma trận ưu tiên, tốt nhất là bạn nên xem lại các nhiệm vụ của mình hàng ngày. Mỗi ngày, hãy tự hỏi mình:
- Tôi cần hoàn thành nhiệm vụ nào trong vòng 48 giờ tới?
Đó là những nhiệm vụ ‘Khẩn cấp’. - Trong số những nhiệm vụ cấp bách, nhiệm vụ nào quan trọng hơn?
Bạn nên liệt kê các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng thay vì phân biệt chúng theo mức độ “quan trọng/không quan trọng” tuyệt đối. - Trong số những nhiệm vụ không khẩn cấp, nhiệm vụ nào quan trọng hơn?
Một lần nữa, bạn nên liệt kê chúng theo thứ tự thay vì phân biệt chúng một cách tuyệt đối.
BƯỚC 2: PHÂN BỔ
Bây giờ hãy sử dụng câu trả lời cho những câu hỏi này để phân bổ nhiệm vụ của bạn vào các ô trong ma trận ưu tiên, theo các quy tắc sau:
- Mỗi hộp không nên chứa quá bảy hoặc tám nhiệm vụ .
- Bắt đầu với hộp ‘Làm ngay’ .
- Quan trọng là, đừng trì hoãn những việc khẩn cấp hoặc quan trọng chỉ vì chúng khó chịu. Chúng sẽ không trở nên tốt hơn nếu bạn trì hoãn
- Tiếp theo, hãy xem xét những nhiệm vụ ít cấp bách hơn nhưng vẫn quan trọng . Quyết định xem bạn sẽ làm gì với chúng, sau đó lên lịch thời gian vào nhật ký của bạn để thực hiện chúng hoặc cân nhắc giao chúng cho người khác.
- Phân công những nhiệm vụ cấp bách nhưng dễ hơn/ít quan trọng hơn.
- Bây giờ hãy loại bỏ những nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng.
- Cuối cùng, hãy làm việc. Bắt đầu danh sách ‘Do Now’ của bạn. Khi bạn hoàn thành, hãy chuyển sang công việc hoặc nhiệm vụ đã lên lịch.
BƯỚC 3: RA QUYẾT ĐỊNH
Nếu có nhiều nhiệm vụ mà bạn có thể quản lý ở bất kỳ góc phần tư nào, thì đã đến lúc a) thực hiện một số nhiệm vụ, b) phân công một số nhiệm vụ hoặc c) loại bỏ một số nhiệm vụ.
Việc cắt tỉa ma trận thường xuyên theo cách này sẽ đảm bảo rằng bạn có thể tập trung vào những gì thực sự quan trọng và duy trì công việc trôi chảy.
Hãy nhớ rằng bạn và sức khỏe của bạn là quan trọng . Chỉ vì bạn có nhiều việc phải làm không có nghĩa là tập thể dục, đi bộ 10 phút hoặc dành thời gian để ăn uống hợp lý là không quan trọng. Bạn không nên bỏ qua sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của mình để ủng hộ các hoạt động ‘khẩn cấp’ hơn.
Bạn có thể làm gì nếu một nhiệm vụ quan trọng liên tục bị đẩy xuống cuối danh sách bởi những nhiệm vụ cấp bách hơn nhưng vẫn quan trọng?
Đầu tiên, hãy cân nhắc xem liệu nó có thực sự quan trọng không. Nó có thực sự cần phải làm hay không, hay bạn chỉ tự nhủ rằng mình nên làm?
Nếu thực sự quan trọng, hãy cân nhắc việc ủy quyền. Trao công việc ấy cho một người mà bạn tin tưởng.
Lưu ý: Quản lý công việc Cá nhân so với Tập thể
Còn sự cân bằng giữa ưu tiên cá nhân và tập thể thì sao? Có hai cách để quản lý điều này:
- Bao gồm cả hai trong cùng một ma trậnƯu điểm: đồ dùng cá nhân của bạn không bị thất lạc.
Nhược điểm: bạn sẽ cần phải tìm được sự cân bằng giữa công việc và cá nhân.
- Sử dụng hai ma trận riêng biệt và phân bổ các khoảng thời gian riêng biệt để xử lý từng ma trậnƯu điểm: có nghĩa là bạn có thể giải quyết cả hai vấn đề, với cái nhìn thực tế về tính cấp bách.
Nhược điểm: có thể khá phức tạp.
Thực sự thì việc lựa chọn phương án nào là tùy thuộc vào bạn – điều quan trọng là phải làm sao cho nó phù hợp với bạn.
Các Nguyên tắc của các Bậc thầy Quản lý thời gian
Do đó, ma trận ưu tiên là chìa khóa để ưu tiên khối lượng công việc của bạn. Tuy nhiên, quản lý thời gian không chỉ là ưu tiên: mà còn là khả năng làm việc hiệu quả hơn. Có một số cách khác để bạn có thể cải thiện hiệu quả và năng suất của mình.
- Giữ gìn sự gọn gàngVới một số người, sự lộn xộn có thể vừa gây mất tập trung vừa thực sự gây chán nản.
Dọn dẹp có thể cải thiện cả lòng tự trọng và động lực. Bạn cũng sẽ thấy dễ dàng hơn để kiểm soát mọi thứ nếu không gian làm việc của bạn gọn gàng và bạn luôn cập nhật hệ thống của mình.
- Sử dụng danh sách ‘Việc cần làm’Cho dù là danh sách điện tử hay giấy, danh sách là một cách hữu ích để ghi nhớ những việc cần làm và xem lướt qua những việc bạn đã quên.
Hãy cân nhắc việc đánh dấu những mục quan trọng nhất theo một cách nào đó và nhớ gạch bỏ những mục khỏi danh sách khi đã hoàn thành và/hoặc không còn cần làm nữa.
- Chọn thời điểm của bạnTất cả chúng ta đều có những thời điểm trong ngày mà chúng ta làm việc tốt hơn. Tốt nhất là lên lịch các nhiệm vụ khó khăn vào những thời điểm đó.
Tuy nhiên, bạn cũng cần phải lên lịch những việc cần làm vào những thời điểm cụ thể, như họp hành hoặc đi bưu điện.
Một lựa chọn hữu ích khác là lập danh sách các nhiệm vụ nhỏ quan trọng nhưng không khẩn cấp có thể thực hiện trong mười phút giữa các cuộc họp: liệu đây có phải là thời điểm lý tưởng để gửi email xác nhận ngày nghỉ lễ của bạn không?
- Đừng trì hoãn, nhưng hãy hỏi tại sao bạn bị cám dỗNếu nhiệm vụ đó thực sự cấp bách và quan trọng, hãy thực hiện nó.
Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình đang đưa ra lý do để không làm gì đó, hãy tự hỏi tại sao.
Bạn có thể nghi ngờ liệu bạn có nên thực hiện nhiệm vụ này hay không. Có lẽ bạn lo ngại về đạo đức, hoặc bạn không nghĩ đó là lựa chọn tốt nhất. Nếu vậy, bạn có thể thấy những người khác đồng ý. Hãy trao đổi với đồng nghiệp hoặc quản lý của bạn, nếu ở nơi làm việc, và gia đình hoặc bạn bè ở nhà, và xem liệu có giải pháp thay thế nào tốt hơn không.
- Đừng cố gắng làm nhiều việc cùng lúcNhìn chung, mọi người không giỏi làm nhiều việc cùng lúc vì não bộ cần thời gian để tập trung lại.
Tốt hơn hết là hoàn thành một công việc trước khi chuyển sang công việc khác. Nếu bạn phải làm nhiều nhiệm vụ khác nhau, hãy thử nhóm chúng lại với nhau và thực hiện các nhiệm vụ tương tự liên tiếp.
Mẹo quan trong nhất của các Bậc thầy Quản lý thời gian: Giữ bình tĩnh và để mọi thứ trong tầm nhìn
Có lẽ điều quan trọng nhất cần nhớ là giữ bình tĩnh. Cảm thấy quá tải vì quá nhiều nhiệm vụ có thể rất căng thẳng. Hãy nhớ rằng thế giới có lẽ sẽ không kết thúc nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ cuối cùng trong ngày hoặc để đến ngày mai, đặc biệt là nếu bạn đã ưu tiên hợp lý.
Về nhà hoặc đi ngủ sớm để có sức khỏe cho ngày mai có thể là lựa chọn tốt hơn nhiều so với việc đáp ứng một thời hạn do chính bạn đặt ra hoặc do bên ngoài, mà có thể không quan trọng lắm.
Hãy dành chút thời gian dừng lại và xem xét lại cuộc sống và các ưu tiên của bạn, bạn sẽ thấy quan điểm thay đổi đáng kể!
Một số phần mềm để lập lịch trình hiệu quả.
Dưới đây là một số phần mềm phổ biến giúp quản lý lịch trình và công việc hiệu quả:
1. Google Calendar: Dễ sử dụng, cho phép tạo lịch, nhắc nhở và chia sẻ lịch với người khác.
2. Microsoft Outlook: Kết hợp quản lý email và lịch, giúp lên lịch họp và quản lý tác vụ hiệu quả.
3. Trello: Một công cụ quản lý dự án theo phương pháp Kanban, giúp theo dõi tiến độ công việc qua các bảng và thẻ.
4. Asana: Ứng dụng quản lý dự án cho phép tạo nhiệm vụ, phân công công việc và theo dõi tiến độ.
5. Notion: Nền tảng linh hoạt cho phép bạn tạo bảng, ghi chú và theo dõi công việc theo cách riêng của mình.
6. Todoist: Ứng dụng danh sách việc cần làm đơn giản nhưng mạnh mẽ, cho phép sắp xếp nhiệm vụ theo dự án và ưu tiên.
7. Calendly: Giúp lên lịch hẹn dễ dàng, cho phép người khác chọn khoảng thời gian rảnh của bạn.
8. Doodle: Một công cụ tuyệt vời để tổ chức cuộc họp, cho phép các bên tham gia chọn thời gian phù hợp.
9. ClickUp: Một nền tảng quản lý dự án toàn diện với nhiều tính năng, từ lập kế hoạch đến theo dõi tiến độ.
10. Evernote: Tuy không phải là phần mềm lịch, nhưng nó giúp bạn ghi chú, lưu trữ thông tin và theo dõi ý tưởng.
Bạn có thể chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của mình để quản lý lịch trình và công việc hiệu quả hơn!
- Tìm hiểu thêm về K-Outsourcing: K-Outsourcing Việt Nam
- Cập nhật những thông tin tuyển dụng mới nhất: K-Outsourcing Tuyển dụng