Làm Ít Mà Chất – Nghệ Thuật Ưu Tiên Công Việc Thời Quá Tải
Danh sách công việc của bạn dài như vô tận. Hộp thư email lúc nào cũng đầy ắp. Các tin nhắn trên ứng dụng chat liên tục nhấp nháy đòi hỏi sự chú ý. Bạn bắt đầu ngày làm việc từ sớm, luôn tay luôn chân, và kết thúc trong trạng thái kiệt sức, nhưng khi nhìn lại, những mục tiêu quan trọng nhất dường như vẫn chưa hề được chạm tới. Chào mừng bạn đến với tình trạng “bận rộn giả” – cái bẫy tinh vi của môi trường làm việc hiện đại, nơi chúng ta nhầm lẫn giữa hoạt động và thành tựu. Trong thời đại công việc quá tải, chiến lược thông minh nhất không phải là làm việc nhiều hơn, mà là làm ít mà chất. Đây không phải là sự lười biếng, mà là cả một nghệ thuật về ưu tiên công việc và tập trung năng lượng vào những gì thực sự tạo ra giá trị.
“Bẫy Bận Rộn Giả” – Kẻ Thù Số Một Của Năng Suất Thời Hiện Đại
“Bận rộn giả” (fake busyness) là trạng thái khi bạn liên tục bận rộn với các hoạt động nhưng lại không tạo ra kết quả đáng kể. Đó là khi bạn dành hàng giờ để trả lời những email không khẩn cấp, tham gia các cuộc họp không hiệu quả, hay nhảy từ việc nhỏ này sang việc vặt khác, tạo ra một ảo giác về năng suất. Chúng ta rơi vào cái bẫy này vì nhiều lý do: áp lực phải trông có vẻ bận rộn để không bị đánh giá là lười biếng, sự thỏa mãn tức thời khi gạch đi một đầu việc nhỏ khỏi danh sách, hay đơn giản là vì không có một hệ thống rõ ràng để phân biệt đâu là việc quan trọng và đâu là việc chỉ gây xao nhãng.
Hậu quả của việc mắc kẹt trong guồng quay này là rất lớn. Nó không chỉ dẫn đến tình trạng căng thẳng, kiệt sức (burnout) mà còn làm giảm chất lượng của những công việc thực sự quan trọng. Bạn dành quá nhiều năng lượng cho những việc vụn vặt để rồi khi cần tập trung cho một dự án chiến lược, bạn đã không còn đủ minh mẫn và sáng tạo. Về lâu dài, nó kìm hãm sự phát triển sự nghiệp của bạn, bởi bạn chỉ đang “phản ứng” với công việc thay vì chủ động kiến tạo giá trị.
Ma Trận Ưu Tiên (Impact/Effort Matrix) – Tấm Bản Đồ Dẫn Lối Qua “Rừng” Việc
Để bắt đầu hành trình làm ít mà chất, bạn cần một tấm bản đồ. Ma trận ưu tiên theo mô hình Tác động/Nỗ lực chính là công cụ hoàn hảo giúp bạn phân loại và định hướng trong “khu rừng” công việc hỗn loạn. Hãy vẽ một biểu đồ với hai trục: trục tung là “Tác động” (Impact – mức độ ảnh hưởng của công việc đến mục tiêu chung) và trục hoành là “Nỗ lực” (Effort – thời gian, công sức, nguồn lực cần bỏ ra). Mọi công việc của bạn sẽ rơi vào một trong bốn ô sau:
Ô thứ nhất: Tác động cao – Nỗ lực thấp (Quick Wins – Thắng lợi nhanh). Đây là những “trái ngọt” dễ hái nhất. Đó là những việc không tốn nhiều công sức nhưng lại mang lại giá trị thấy rõ. Hãy ưu tiên thực hiện chúng ngay lập tức. Việc hoàn thành chúng sẽ tạo ra động lực và giải phóng tinh thần cho bạn.
Ô thứ hai: Tác động cao – Nỗ lực cao (Major Projects – Dự án lớn). Đây là những nhiệm vụ quan trọng nhất, mang tính chiến lược và quyết định đến thành công của bạn và đội nhóm. Chúng đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian và sự tập trung cao độ. Đây chính là những việc bạn cần dành phần lớn năng lượng của mình, nhưng phải thông qua việc lập kế hoạch cẩn thận.
Ô thứ ba: Tác động thấp – Nỗ lực thấp (Fill-in Tasks – Việc lấp chỗ trống). Đây là những công việc vụn vặt, không mang lại nhiều giá trị nhưng vẫn cần làm. Hãy nhóm chúng lại và thực hiện vào những khoảng thời gian trống hoặc khi bạn cảm thấy ít năng lượng nhất. Nếu có thể, hãy ủy thác hoặc tự động hóa chúng.
Ô thứ tư: Tác động thấp – Nỗ lực cao (Thankless Tasks – Việc không đáng làm). Đây là những “hố đen” thời gian, những công việc ngốn rất nhiều công sức nhưng chẳng mang lại kết quả gì đáng kể. Hãy can đảm đặt câu hỏi về sự cần thiết của chúng và tìm cách loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng một cách tối đa.
Deep Work và Time Blocking – “Khiên Chắn” và “Lịch Trình” Cho Sự Tập Trung
Sau khi đã dùng ma trận để biết cần làm gì, bước tiếp theo là làm như thế nào để hiệu quả. Đây là lúc hai kỹ thuật Deep Work và Time Blocking trở thành bộ đôi “vũ khí” lợi hại.
Deep Work (Làm việc sâu), một khái niệm được giới thiệu bởi Cal Newport, là khả năng tập trung làm việc mà không bị xao nhãng vào một nhiệm vụ đòi hỏi tư duy cao độ. Trong một thế giới đầy phiền nhiễu, đây là một kỹ năng cực kỳ hiếm và quý giá. Chính trong những khoảng thời gian làm việc sâu này, bạn mới có thể tạo ra những sản phẩm chất lượng vượt trội, giải quyết những vấn đề phức tạp và học hỏi những kỹ năng mới. Để thực hiện, bạn cần tạo ra một môi trường làm việc như một “pháo đài”: tắt hết thông báo điện thoại, email, đóng các tab không liên quan và cho đồng nghiệp biết bạn cần không gian yên tĩnh.
Nhưng làm thế nào để bảo vệ được “pháo đài” đó? Câu trả lời là Time Blocking (Chặn thời gian). Thay vì chỉ có một danh sách việc cần làm mơ hồ, hãy mở lịch của bạn ra và phân bổ những khối thời gian cụ thể cho từng công việc cụ thể. Ví dụ: 9:00 – 11:00: “Làm việc sâu: Viết đề xuất dự án X”; 11:00 – 11:30: “Xử lý email quan trọng”; 14:00 – 15:00: “Họp với team Y”. Việc này biến dự định thành một cuộc hẹn với chính mình, giúp bạn cam kết hơn và bảo vệ thời gian của mình trước những yêu cầu đột xuất. Hãy sử dụng Time Blocking để lên lịch cho những phiên Deep Work dành cho các “Dự án lớn” bạn đã xác định ở trên.
Nghệ Thuật Nói “Không” – Vũ Khí Tối Thượng Để Bảo Vệ Thời Gian
Tất cả các kỹ thuật trên sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn không biết cách bảo vệ thời gian và sự tập trung của mình. Học cách nói “không” một cách chuyên nghiệp và khéo léo là kỹ năng tối thượng để ưu tiên công việc. Việc nói “không” không có nghĩa là bạn ích kỷ hay thiếu tinh thần đồng đội; nó có nghĩa là bạn đang có ý thức chiến lược về việc phân bổ nguồn tài nguyên quý giá nhất của mình là thời gian và năng lượng.
Thay vì từ chối một cách thẳng thừng, bạn có thể sử dụng các cách tiếp cận mang tính xây dựng:
- Đề xuất một thời điểm khác: “Yêu cầu này của bạn rất hợp lý. Tuy nhiên, hiện tại mình đang phải tập trung hoàn thành báo cáo X cho kịp deadline chiều nay. Mình có thể xem xét việc này vào sáng mai được không?”
- Giới thiệu người phù hợp hơn: “Mình không phải là người có chuyên môn tốt nhất về mảng này. Bạn có thể hỏi bạn Y bên phòng Z, bạn ấy là chuyên gia về vấn đề này đấy.”
- Làm rõ mức độ ưu tiên: “Mình rất sẵn lòng hỗ trợ. Để mình sắp xếp công việc cho hợp lý, bạn cho mình biết mức độ khẩn cấp và mục tiêu của công việc này được không ạ? Nó có cần được ưu tiên hơn việc A, B mà mình đang làm không?”
Những câu trả lời này không chỉ giúp bạn từ chối một cách lịch sự mà còn thể hiện bạn là một người làm việc có trách nhiệm và tư duy chiến lược.
Lời Kết: Hiệu Quả Quan Trọng Hơn Bận Rộn
Trong kỷ nguyên số, tăng năng suất không đồng nghĩa với việc làm việc nhiều giờ hơn. Nó đồng nghĩa với việc tạo ra nhiều giá trị hơn trong khoảng thời gian ít hơn. Triết lý làm ít mà chất là sự dịch chuyển từ vai trò của một “lính cứu hỏa” luôn chạy theo dập tắt những đám cháy nhỏ, sang vai trò của một “kiến trúc sư” chủ động xây dựng những công trình có giá trị. Hãy bắt đầu giành lại quyền kiểm soát ngày làm việc của bạn ngay hôm nay. Hãy chọn một công việc quan trọng, chặn một khoảng thời gian để thực hiện nó, và can đảm nói “không” với những thứ còn lại. Bạn sẽ ngạc nhiên với hiệu quả và sự thanh thản mà nó mang lại.
>>> Xem thêm bài viết: Adaptability – Năng Lực Xoay Chuyển Để Sống Còn Trong Thế Giới Việc Làm Biến Động
Tìm hiểu thêm nhiều bài viết hữu ích tại đây!
GIỚI THIỆU VỀ K-OUTSOURCING
Công ty cổ phần Giải pháp nhân sự và Tư vấn đầu tư K-Outsourcing Việt Nam là đối tác uy tín trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho thuê lại lao động và giải pháp nhân sự cho các doanh nghiệp với hệ sinh thái hỗ trợ nâng cao. Các dịch vụ của K-Outsourcing bao gồm: Tuyển dụng lao động, cho thuê lại lao động, payroll, tư vấn phát triển nguồn lực.
Tìm hiểu thêm về K-Outsourcing: K-Outsourcing Việt Nam
