Việc đưa ra nhận xét xây dựng không chỉ là trách nhiệm mà còn là nghệ thuật trong quản lý. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc mà K-Outsourcing đã tổng hợp trong bài viết này, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển cá nhân cũng như toàn bộ tổ chức.

Constructive Feedback – Nhận xét có tính xây dựng

Constructive feedback là một dạng phản hồi mang tính tích cực và xây dựng nhằm khuyến khích sự phát triển và cải thiện. Những phản hồi này được đưa ra bằng cách cung cấp thông tin cụ thể, ý kiến đóng góp có tính xây dựng, và gợi ý cách để người nhận phản hồi có thể cải thiện hành vi của họ.

Người lãnh đạo giỏi phải hiểu được tầm quan trọng của Constructive Feedback

Trong vai trò quản lý, việc hiểu đúng về những phức tạp của Constructive Feedback là rất quan trọng. Để đưa ra nhận xét mang tính xây dựng, bạn cần truyền đạt một cách giáo dục. Những nhận xét này phải chỉ ra được những sai lầm hoặc góp ý một cách lịch sự và không kiêu căng, và còn phải được trình bày sao cho nhân viên không cảm thấy bị khó chịu hay coi thường.

Đối với một số người quản lý, việc này tự nhiên như hơi thở. Những người này có tài trong việc giao tiếp với người khác, họ có thể cho một lời quở trách nặng nề nhưng nghe có vẻ như là lời khen. Họ giỏi trong việc truyền đạt ý kiến nhưng vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp. Những người này đã thành thạo nghệ thuật đưa ra nhận xét xây dựng. Tuy nhiên đối với phần còn lại, khả năng này phải được học tập và rèn luyện.

Cách thức để đưa ra Constructive Feedback trong môi trường doanh nghiệp

Thiết lập niềm tin

Việc thiết lập niềm tin với đội ngũ yêu cầu bạn phải làm hơn việc nói “tin tôi đi”. Thực tế, đó là quá trình liên tục hàng ngày để trở nên đáng tin cậy hơn. Chứng minh với nhân viên rằng bạn luôn sẵn sàng lắng nghe khi họ đến với bạn với một vấn đề và hành động. Hãy công bằng và nhất quán trong việc quản lý nhóm của bạn và trên hết, hãy biết giữ bí mật. Hãy chú ý đến ngôn từ của bạn và cử chỉ cơ thể của bạn khi giao tiếp với các thành viên. Nếu bạn mắc lỗi, hãy thừa nhận, bởi sau cùng, không ai là hoàn hảo.

 

Cân bằng giữa tích cực và tiêu cực

Ngay cả nhân viên kém nhất cũng có những điều họ làm tốt. Ví dụ, có thể một ai đó luôn đến muộn vào ba ngày mỗi tuần nhưng chưa bao giờ bỏ lỡ một deadline dự án. Hoặc có thể nhân viên hay ngồi “rảnh rỗi” lại là người đánh giá và đưa ra giải pháp độc đáo cho mọi vấn đề. Dù bạn cần phải đề cập đến những điểm yếu của họ, hãy chắc chắn rằng bạn vẫn khen ngợi họ vì những thành tựu họ đã đạt được. Tiếp cận vấn đề theo cách này giúp khuyến khích tư duy phát triển, điều quan trọng đối với việc xây dựng mối liên kết giữa nhân viên và công ty.

Quan sát, đừng suy diễn

Có thể bạn sẽ dễ dàng rút ra kết luận dựa trên những gì bạn thấy và nghe, nhưng hãy kiềm chế sự cám dỗ này. Hãy nhìn người khác một cách khách quan và học cách lắng nghe những gì họ đang nói thay vì những gì họ có thể đang nghĩ. Cố gắng hiểu được góc nhìn của họ và tôn trọng quan điểm của họ. Giữ những bình luận của họ trong bối cảnh và trình bày quan sát của bạn một cách khách quan. Nếu bạn biết cách tiếp cận thành viên nhóm một cách khách quan, bạn sẽ có khả năng có kết quả tích cực hơn.

Đừng quên cụ thể hóa lời khuyên

Việc tránh sự mập mờ khi đưa ra lời khuyên hữu ích cực kỳ quan trọng. Chỉ đạo rõ ràng là cần thiết vì chỉ dẫn không rõ ràng hoặc nhầm lẫn là một nguồn xung đột nghiêm trọng tại nơi làm việc. Hãy chắc chắn rằng thành viên nhóm của bạn biết chính xác bạn mong muốn gì về việc cải thiện. Phương pháp SBI là lý tưởng cho loại tình huống này. SBI là viết tắt của Tình huống (Situation), Hành vi (Behavior) và Tác động (Interaction). Sử dụng phương pháp này, bạn sẽ nhanh chóng đề cập một cách rõ ràng tình huống với nhân viên, mô tả hành vi bạn đã quan sát và làm rõ tác động của hành vi đó đến bạn, người khác hoặc nơi làm việc. Phương pháp SBI được phát triển bởi Trung tâm Lãnh đạo Sáng tạo (the Center for Creative Leadership) và đã được nghiên cứu và chứng minh hiệu quả.

Nói chuyện trực tiếp

Tương tác cá nhân là cách hiệu quả nhất để đưa ra nhận xét mang tính xây dựng, có nghĩa việc phải ngồi xuống và nói chuyện trực tiếp với nhân viên của bạn là điều cần thiết. Ngay cả khi cuộc hội thảo của bạn phải diễn ra từ xa, bạn vẫn phải trực tiếp đối diện với nhóm của bạn. Gặp gỡ trực tiếp không chỉ làm chặn tin đồn trong nơi làm việc mà còn cho nhân viên biết rằng họ quan trọng. Nó cho họ thấy rằng họ có tiếng nói và cho phép họ trình bày ý kiến của mình. Tương tác trực tiếp giúp nâng cao tinh thần làm việc và cho phép bạn đưa ra chỉ trích xây dựng một cách nhẹ nhàng nhưng hiệu quả.

Đừng để cá nhân hóa

Giữ bình tĩnh và làm chủ cảm xúc là một phần của việc điều chỉnh cảm xúc của bạn. Cố gắng phân biệt nhân viên, hành động của họ và kiềm chế cảm giác muốn đánh giá họ là “tốt” hoặc “xấu”. Mọi người đều có những ngày không may mắn. Mỗi người đều có cách hiểu về quy định khác nhau, dựa trên những nền tảng văn hóa và giáo dục khác nhau của từng người.

Khi bạn ngồi xuống với ai đó để đưa ra phản hồi, hãy cân nhắc những yếu tố này. Hãy tránh cho rằng họ có chủ ý không tuân thủ các quy tắc hoặc làm việc kém hiệu quả. Thay vào đó, hãy nói chuyện với họ để tìm hiểu lí do đằng sau hành động gần đây của họ. Hãy tôn trọng và không bao giờ để tình huống trở thành cuộc tấn công vào giá trị hoặc hiệu suất của cá nhân.

Cung cấp phản hồi một cách nhất quán

Nhất quán cũng rất quan trọng. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng hành động để củng cố lời nói của mình. Thường xuyên cập nhật tình hình với nhóm của bạn, tích hợp phản hồi vào các cuộc họp của bạn. Nhấn mạnh về sự quan trọng của việc cải thiện liên tục và giải quyết các vấn đề kịp thời. Đảm bảo rằng bạn truyền tải các kỳ vọng rõ ràng và minh bạch trong việc hỗ trợ nhân viên của bạn.

Thời gian phù hợp

Mặc dù việc đối mặt với vấn đề khi bạn nhìn thấy chúng là tốt, có lẽ thời điểm thích hợp là một yếu tố vô cùng quan trọng. Ví dụ, chỉ ra lỗi sai ngay trước mắt các nhân viên khác không phải là cách tốt để cung cấp nhận xét mang tính xây dựng. Tuy nhiên, bạn nên giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt để tránh lặp lại lỗi. Trong tình huống này, có thể tốt nhất là sắp xếp nhân viên của bạn vào một cuộc thảo luận riêng tư vào cuối ngày. Bạn cũng có thể quyết định tổ chức một cuộc họp nhóm để giải quyết vấn đề mà không nhắc đến tên hoặc làm cho bất kỳ nhân viên nào cảm thấy bị bỏ ngoài cuộc nói chuyện.

Kết Luận

Việc đưa ra nhận xét xây dựng là một nghệ thuật, đòi hỏi sự nhạy cảm và kỹ năng giao tiếp tinh tế. Quản lý hiệu quả không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà còn xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và sự nghiệp bền vững. Hãy luôn nhớ rằng, việc đưa ra phản hồi xây dựng không chỉ giúp nhân viên cải thiện mà còn đóng góp vào sự thành công của tổ chức. Điều quan trọng là tiếp cận vấn đề một cách đúng đắn và mang tính xây dựng để mỗi nhận xét đều trở thành cơ hội học hỏi và phát triển mới.