Multitasking, hay còn gọi là đa nhiệm, là một trong những kỹ năng quan trọng và được đánh giá cao trong hầu hết các CV và resume. K-Outsourcing sẽ cùng các bạn tìm hiểu về khái niệm Multitask và khám phá cách để nâng cao kỹ năng này trong bài dưới đây.
Multitask là gì?
Multitask, hay multitasking được gọi là đa nhiệm. Đa nhiệm có nghĩa là làm rất nhiều việc làm cùng một lúc trong một khoảng chừng thời hạn nhất định. Chẳng hạn như bạn vừa làm những việc làm chính tại công ty, bạn vừa kiêm 1 số ít việc làm Freelance ở bên ngoài. Khái niệm đa nhiệm bắt nguồn từ bối cảnh máy vi tính. Máy tính được thiết kế để thực hiện nhiều tác vụ hoặc nhiều ứng dụng cùng chạy một lúc, tương tự như khả năng đa nhiệm của con người.
Những lợi ích của Multitask
Kỹ năng đa nhiệm là một trong những năng lực cần thiết và được đánh giá cao trong hầu hết các CV và resume bởi nó đem lại nhiều lợi ích cho cá nhân và doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian: khả năng đa nhiệm giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách làm nhiều đầu việc cùng lúc. Ví dụ, bạn có thể vừa giao tiếp qua điện thoại với khách hàng vừa ghi chép lại các thông tin cần thiết. Điều này có nghĩa bạn có thể đồng thời hoàn thành hai việc thay vì dành gấp đôi thời gian để làm lần lượt hai nhiệm vụ.
- Tiết kiệm chi phí: các doanh nghiệp luôn phải quản lý ngân sách một cách hợp lý, và có những công việc mà một nhân viên sẽ cần đảm nhiệm cùng lúc thay vì phân công cho nhiều người. Đối với doanh nghiệp, một nhân viên có khả năng đa nhiệm sẽ rất có giá trị.
- Tăng hiệu quả công việc: Multitasking là yếu tố tăng hiệu suất công việc của bạn. Trong một ngày bạn có thể làm nhiều thứ hơn nhiều với khả năng đa nhiệm.
Multitask có thực sự tốt?
Dù kỹ năng đa nhiệm chắc chắn có những lợi ích lớn giúp bạn trong cuộc sống, thực ra vẫn có những bất cập liên quan đến khả năng này. Nếu bạn chưa thật thành thạo nghệ thuật đa nhiệm, bạn sẽ có thể gặp phải các vấn đề sau đây:
Gây mất tập trung
Khi bạn thực hiện nhiều công việc cùng một lúc, bộ não sẽ không thể dồn 100% sự tập trung cho tất cả các đầu việc đó. Điều này dẫn đến khả năng mắc lỗi trong quá trình làm việc, đồng nghĩa với việc bạn cần dành thêm thời gian để sửa chữa và hoàn thành công việc.
Multitask cũng khá làm tốn công sức. Bởi sử dụng năng lượng để điều chỉnh công việc liên tục sẽ làm tiêu tốn nhiều năng lượng hơn so với tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.
Sắp xếp công việc thiếu hiệu quả
Không phải ai cũng có khả năng nhận định được việc gì nên ưu tiên trong hàng loạt các mục tiêu phải hoàn thành. Nếu chưa thật sự rèn luyện được kỹ năng đa nhiệm, bạn có thể bị bối rối với loạt việc cần làm. Chẳng hạn như việc gì nên được hoàn thành trước tiên và làm thế nào để hoàn thành cả các nhiệm vụ đi kèm.
Tất nhiên điều này sẽ dẫn đến giảm hiệu suất công việc, ngược lại với mặt lợi thường thấy của multitasking.
Có thể làm mai một kỹ năng
Đến hiện tại, nhiều nghiên cứu khoa học đã chứng minh rằng đa tác vụ có một số ảnh hưởng không tốt tới con người. Việc lẫn lộn, chồng chéo các thông tin là vấn đề thường gặp khi bạn cố làm multitask. Điều này có thể dẫn đến sự mai một của một số kỹ năng.
Dù kỹ năng đa nhiệm có một số mặt bất lợi, căn nguyên của chúng đều đến từ việc bạn có thể chưa vận dụng nó đúng cách. Vậy nên, bạn cần cải thiện kỹ năng này để tránh các mặt tối của nó và phát triển các lợi ích một cách tối đa.
Làm sao để nâng cao Multitasking Skill – Kỹ năng đa nhiệm?
Lập danh sách cụ thể công việc cần làm
Khi bạn phải giải quyết nhiều công việc cùng một lúc, thì điều đầu tiên bạn nên làm là tạo một danh sách việc cần làm. Tìm ra những công việc nào thật sự quan trọng để có thể ưu tiên thời gian để thực hiện trước. Kỹ năng ưu tiên sẽ giúp bạn cân bằng và duy trì được tiến độ làm việc khi đa nhiệm. Hãy dán to-do list của bạn ở một nơi bắt mắt, và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Bên cạnh đó, hãy tô highlight hoặc ghi chú cho các nhiệm vụ mang tính quan trọng, đồng thời thiết lập thời gian hợp lí để có thể hoàn thành được chúng nhé.
Kết hợp làm những công việc có liên quan với nhau
Khi làm một công việc, não bộ sẽ kích hoạt tất cả các vi mạch và nơron có liên quan đến việc đó. Sự chuyển giao này tuy diễn ra rất nhanh, nhưng nó sẽ gây tổn hại đến trí nhớ, khả năng tập trung cũng như hiệu năng làm việc của bạn. Nếu bạn muốn làm việc đa nhiệm, hãy giảm thiểu thời gian chuyển đổi bằng cách kết hợp làm những nhiệm vụ có tính tương tự với nhau.
Giữ sự tập trung trong công việc
Những người làm việc năng suất thường tập trung hoàn toàn vào những gì họ đang làm trong từng thời điểm nhất định, sau đó chuyển đổi nhiệm vụ. Ngoài ra, để bản thân có đủ sức khoẻ và năng lượng làm việc, cơ thể và não bộ cần được nghỉ và hồi phục sau những thời gian căng thẳng.
Luyện tập thường xuyên
“Like anything else, your multitasking skills can be honed with practice. The more familiar you are with a specific activity, the easier it will be to do it almost automatically.”
Cũng giống như các kỹ năng mềm khác, kỹ năng đa nhiệm của bạn cũng có thể tiến bộ nếu như bạn biết cách rèn luyện nó. Các nghiên cứu cũng cho thấy bộ não chúng ta có thể tăng tốc độ làm việc và phát triển chức năng đa nhiệm hơn nếu ta có luyện tập.
Bạn cũng cần đảm bảo ngủ đủ giấc và đủ năng lượng làm việc để não bộ và cơ thể có thể hồi phục sau những giờ làm việc căng thẳng. Hai phương pháp thường được áp dụng để tăng khả năng đa nhiệm và hiệu suất công việc là:
- Phương pháp 52/17 (tập trung làm việc 52 phút và nghỉ 17 phút)
- Phương pháp cà chua Pomodoro (tập trung làm việc 25 phút và nghỉ 5 phút)
Lời kết
Mặc dù kỹ năng đa nhiệm có thể mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả công việc, nhưng cũng tồn tại những hạn chế như mất tập trung, sắp xếp công việc thiếu hiệu quả và có thể làm mai một kỹ năng. Để tối ưu hóa lợi ích và giảm thiểu bất lợi của đa nhiệm, bạn cần cải thiện kỹ năng này bằng cách lập danh sách công việc cụ thể, kết hợp các nhiệm vụ liên quan, giữ sự tập trung và luyện tập thường xuyên. Qua đó, bạn sẽ tận dụng được tối đa khả năng đa nhiệm để đạt hiệu quả công việc cao nhất.
- Tìm hiểu thêm về K-Outsourcing: K-Outsourcing Việt Nam
- Cập nhật những thông tin tuyển dụng mới nhất: K-Outsourcing Tuyển dụng