Chiến lược quản lý hiệu suất: Làm sao để đánh giá đúng mà không làm nhân viên tổn thương?
Trong môi trường làm việc hiện đại, nơi sự phát triển cá nhân gắn chặt với kết quả kinh doanh, việc phản hồi hiệu suất không còn là cuộc trò chuyện ngắn ngủi vào cuối quý hay cuối năm. Thay vào đó, nó cần trở thành một phần tự nhiên trong mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Tuy nhiên, rất nhiều nhà quản lý vẫn loay hoay: làm sao để góp ý mà không khiến nhân viên tổn thương? Phản hồi thế nào để không tạo ra sự phòng thủ hay mất lòng tin?
Câu trả lời nằm ở việc chuyển đổi từ mô hình phán xét sang mô hình coaching – tức là coi người quản lý như một người huấn luyện, đồng hành và khơi gợi tiềm năng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách để xây dựng chiến lược quản lý hiệu suất hiệu quả, nhân văn và bền vững.
Hiểu đúng bản chất của phản hồi hiệu suất
Phản hồi hiệu suất không đơn giản là chỉ ra những điều nhân viên làm chưa tốt. Nó là một phần của quá trình phát triển liên tục, giúp nhân viên hiểu được điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình. Khi phản hồi chỉ mang tính một chiều, hoặc xuất phát từ vị trí “phán xét”, nhân viên dễ cảm thấy bị tấn công cá nhân. Điều này tạo ra tâm lý phòng thủ, thậm chí xa cách và bất mãn với công việc.
Trong khi đó, khi phản hồi được truyền tải dưới góc nhìn xây dựng, với mục tiêu phát triển, nhân viên không những dễ tiếp thu mà còn cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ. Điều này tạo nên một nền văn hóa cởi mở, khuyến khích học hỏi và gắn kết lâu dài.
Sự khác biệt giữa “phản hồi kiểu phán xét” và “phản hồi kiểu coaching”
Phản hồi kiểu phán xét thường mang đặc điểm áp đặt, thiếu sự lắng nghe. Ví dụ, một nhà quản lý có thể nói: “Báo cáo này quá cẩu thả, em làm việc không có tâm.” Trong khi đó, phản hồi theo phong cách coaching sẽ khác: “Anh thấy báo cáo này thiếu một số dữ liệu quan trọng, em nghĩ nguyên nhân là gì và mình có thể cải thiện như thế nào trong lần tới?”
Sự khác biệt nằm ở cách đặt vấn đề: thay vì chê trách, người quản lý khơi mở suy nghĩ, đặt câu hỏi và đồng hành cùng nhân viên trong việc tìm ra giải pháp.
7 bước xây dựng chiến lược quản lý hiệu suất theo hướng coaching
1. Chuẩn bị trước khi phản hồi
Phản hồi không bao giờ nên là phản ứng bộc phát. Trước khi ngồi xuống với nhân viên, người quản lý cần thu thập đủ dữ liệu, xác minh thông tin và đặt mình vào góc nhìn khách quan. Một buổi phản hồi hiệu quả là khi bạn nói điều đúng, vào đúng lúc và đúng cách.
2. Xây dựng lòng tin lâu dài
Không thể chỉ chờ đến lúc có lỗi mới gặp nhân viên để nói chuyện. Những cuộc trò chuyện nhỏ hàng tuần, những lời khen đúng lúc, sự quan tâm chân thành… tất cả đều góp phần xây dựng lòng tin. Khi có nền tảng vững chắc, việc phản hồi sẽ trở nên nhẹ nhàng và dễ tiếp nhận hơn rất nhiều.
3. Chọn đúng thời điểm và bối cảnh
Không ai muốn bị “bêu tên” giữa cuộc họp. Việc chọn thời điểm và không gian riêng tư để phản hồi là tối quan trọng. Hãy chắc chắn rằng nhân viên cảm thấy an toàn để cởi mở, không bị đặt vào tình huống khó xử.
4. Đặt câu hỏi thay vì ra lệnh
Thay vì nói “Em nên làm thế này…”, hãy thử “Em nghĩ nếu thay đổi cách làm thì kết quả sẽ khác chứ?”. Khi nhân viên được tham gia vào việc tìm giải pháp, họ sẽ thấy mình có giá trị và chủ động hơn trong hành động.
5. Tập trung vào hành vi, không công kích cá nhân
Phản hồi cần cụ thể, dựa trên hành vi quan sát được chứ không phải cảm nhận cá nhân. Ví dụ: “Anh thấy em thường gửi báo cáo trễ vào thứ Sáu, việc này ảnh hưởng đến bộ phận phân tích. Mình cùng nghĩ cách cải thiện nhé.”
6. Kết thúc bằng định hướng phát triển
Phản hồi không nên dừng lại ở việc chỉ ra vấn đề. Hãy giúp nhân viên xác định mục tiêu cụ thể và cam kết hành động. Nếu cần, hãy cùng xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn.
>>> Xem thêm bài viết: Nhân Sự Giỏi Không Thiếu – Chỉ Thiếu Doanh Nghiệp Biết Cách “Dẫn” Họ Tới Đúng Vị Trí
7. Luôn theo dõi và hỗ trợ sau phản hồi
Một cuộc phản hồi không đủ để tạo thay đổi. Nhà quản lý cần tiếp tục theo dõi, hỗ trợ và ghi nhận tiến bộ của nhân viên. Điều này không chỉ giúp duy trì động lực mà còn củng cố niềm tin giữa hai bên.
Tác động tích cực của phản hồi đúng cách
Khi chiến lược quản lý hiệu suất dựa trên coaching được triển khai đúng, hiệu quả không chỉ nằm ở việc cải thiện kết quả công việc. Nhân viên cảm thấy được lắng nghe, có cơ hội phát triển, từ đó tăng sự gắn bó và trung thành với tổ chức. Về phía lãnh đạo, họ xây dựng được đội ngũ chủ động, trưởng thành và ít phụ thuộc hơn vào sự giám sát liên tục.
Ngoài ra, phản hồi hiệu quả còn giúp giải quyết xung đột nội bộ một cách văn minh, thúc đẩy đổi mới và tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều có thể phát huy tiềm năng tối đa.
Câu chuyện thực tế: Khi nhân viên từ chối phản hồi
Anh Hoàng – một trưởng nhóm marketing tại TP.HCM – chia sẻ rằng anh từng rất sợ “góp ý” cho một nhân viên cá tính. Mỗi lần phản hồi, nhân viên đó đều phản ứng mạnh, thậm chí khóc và nghỉ làm vài ngày. Sau một buổi học về kỹ năng coaching, anh Hoàng đã thử một cách tiếp cận mới: không nhận xét trực tiếp mà đặt câu hỏi, lắng nghe, rồi mới đưa gợi ý.
Kết quả thật bất ngờ. Nhân viên đó bắt đầu chủ động chia sẻ, đề xuất cải tiến công việc, và cuối năm được đánh giá là một trong những người có sự tiến bộ rõ nhất.
FAQs: Những câu hỏi thường gặp về chiến lược quản lý hiệu suất
1. Có nên phản hồi ngay khi nhân viên mắc lỗi không?
Có, nhưng hãy chọn thời điểm hợp lý và đảm bảo tâm lý người nhận phản hồi đã sẵn sàng tiếp nhận.
2. Làm sao để nhân viên không thấy bị chỉ trích?
Hãy tập trung vào hành vi, đặt câu hỏi gợi mở và thể hiện mong muốn cùng phát triển thay vì trừng phạt.
3. Tần suất phản hồi như thế nào là hợp lý?
Phản hồi nên được thực hiện thường xuyên, không chỉ khi có vấn đề. Weekly check-in là mô hình lý tưởng.
4. Coaching và mentoring có giống nhau không?
Không hoàn toàn. Coaching tập trung vào khai mở và dẫn dắt, còn mentoring thường thiên về truyền đạt kinh nghiệm.
5. Nếu nhân viên không chịu thay đổi thì sao?
Khi đã phản hồi đúng cách mà vẫn không có tiến triển, cần thiết lập ranh giới rõ ràng và chuyển sang bước kỷ luật chính thức.
6. Phản hồi tích cực có quan trọng không?
Rất quan trọng. Ghi nhận điểm mạnh sẽ giúp nhân viên duy trì và phát triển hiệu suất tốt hơn.
Kết luận: Tương lai của phản hồi hiệu suất là sự đồng hành
Chiến lược quản lý hiệu suất hiện đại không còn là công cụ kiểm soát mà là đòn bẩy phát triển. Phản hồi đúng cách là nghệ thuật kết hợp giữa thấu hiểu, kỹ năng và sự đồng hành. Hãy nhớ rằng, mỗi nhân viên đều là một “phiên bản đang cập nhật”, và bạn – với tư cách là người lãnh đạo – chính là người giúp họ cập nhật thành công.
>>> Xem thêm bài viết: Văn Hóa Phản Hồi 360 Độ: Không Phải Để “Đánh Giá”, Mà Là Để Cùng Phát Triển
Tìm hiểu thêm nhiều bài viết hữu ích tại đây!
GIỚI THIỆU VỀ K-OUTSOURCING
Công ty cổ phần Giải pháp nhân sự và Tư vấn đầu tư K-Outsourcing Việt Nam là đối tác uy tín trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho thuê lại lao động và giải pháp nhân sự cho các doanh nghiệp với hệ sinh thái hỗ trợ nâng cao. Các dịch vụ của K-Outsourcing bao gồm: Tuyển dụng lao động, cho thuê lại lao động, payroll, tư vấn phát triển nguồn lực.
Tìm hiểu thêm về K-Outsourcing: K-Outsourcing Việt Nam
