8 Điểm Nghẽn Nội Bộ Khiến Doanh Nghiệp Khó Bứt Phá Dù Đội Ngũ Rất Nỗ Lực
Trong thế giới kinh doanh, có một nghịch lý đau đớn mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải: Nhân viên đi sớm về muộn, các cuộc họp diễn ra liên miên, ai nấy đều bận rộn và đầy tâm huyết, nhưng các chỉ số kinh doanh vẫn dậm chân tại chỗ. Khi kết quả không tương xứng với nỗ lực, phản ứng đầu tiên của nhiều nhà lãnh đạo là thúc ép đội ngũ làm việc chăm chỉ hơn nữa. Tuy nhiên, thực tế thường chứng minh điều ngược lại. Vấn đề không nằm ở sự lười biếng hay thiếu năng lực của con người, mà nằm ở những “điểm nghẽn” vô hình trong hệ thống quản trị.
Điểm nghẽn nội bộ giống như những cục máu đông trong một cơ thể. Dù trái tim (lãnh đạo) có đập mạnh bao nhiêu, dù đôi chân (nhân viên) có cố gắng chạy nhanh thế nào, máu vẫn không thể lưu thông để mang oxy đến các cơ quan. Để bứt phá, doanh nghiệp không cần thêm “nỗ lực cơ bắp”, mà cần một cuộc đại phẫu để tháo gỡ 8 điểm nghẽn cốt lõi sau đây.
Nhận diện sự chênh lệch giữa nỗ lực và kết quả thực tế
Sự chênh lệch giữa nỗ lực (Input) và kết quả (Output) thường được biểu hiện qua cảm giác “mệt mỏi nhưng không thấy đích”. Đội ngũ có thể đang hoạt động hết công suất, nhưng họ đang tiêu tốn năng lượng vào những việc không tạo ra giá trị hoặc những việc mang tính chất đối phó với quy trình. Một doanh nghiệp vận hành tốt là nơi mà mỗi giờ làm việc của nhân viên phải đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chiến lược. Nếu nỗ lực chỉ dùng để “chữa cháy” các sai lầm nội bộ hoặc vượt qua những rào cản hành chính rườm rà, doanh nghiệp đó đang lãng phí tài sản lớn nhất của mình: đó là sự tâm huyết của con người.
1. Hệ thống mục tiêu mập mờ và sự thiếu vắng “Kim chỉ nam”
Điểm nghẽn đầu tiên và nguy hiểm nhất là khi đội ngũ không biết chính xác họ đang chiến đấu vì cái gì. Nhiều doanh nghiệp đưa ra những mục tiêu chung chung như “tăng trưởng doanh thu” hay “nâng cao chất lượng”, nhưng lại thiếu những chỉ số đo lường cụ thể và thực tế. Khi mục tiêu không rõ ràng, mỗi phòng ban sẽ tự diễn giải theo cách của mình.
Phòng Marketing chạy theo số lượng khách hàng tiềm năng nhưng không quan tâm đến chất lượng, trong khi phòng Sales lại cần những khách hàng thực sự có nhu cầu. Sự lệch pha này khiến nỗ lực của các bên triệt tiêu lẫn nhau. Nhân viên làm việc cực lực nhưng giống như những người chèo thuyền trên một chiếc thuyền không có bánh lái, họ tiêu tốn rất nhiều sức lực nhưng con thuyền chỉ quay vòng tại chỗ.
2. Quy trình vận hành chồng chéo và “nạn” quan liêu nội bộ
Một doanh nghiệp lớn lên thường kéo theo sự phức tạp của các quy trình. Tuy nhiên, nếu không được tối ưu, các quy trình này sẽ trở thành những “nút thắt cổ chai”. Việc phê duyệt một chi phí nhỏ cũng cần qua 5-7 cấp, một ý kiến sáng tạo phải chờ đợi hàng tuần để được xem xét. Đây chính là điểm nghẽn về mặt hành chính làm tiêu hao nhu khí của những nhân sự tài năng.
Khi quy trình trở nên quá rườm rà, nhân viên bắt đầu học cách “đối phó” thay vì “thực thi”. Họ dành nhiều thời gian để hoàn thiện các thủ tục báo cáo hơn là giải quyết vấn đề cho khách hàng. Sự trì trệ này không chỉ làm chậm tốc độ phản ứng của doanh nghiệp với thị trường mà còn tạo ra một môi trường làm việc ngột ngạt, nơi nỗ lực bị bóp nghẹt bởi những chồng hồ sơ vô nghĩa.
3. “Ốc đảo thông tin” và sự đứt gãy trong phối hợp phòng ban
Điểm nghẽn này xuất hiện khi các phòng ban trong công ty hoạt động như những quốc gia riêng biệt, không có sự giao thoa hay chia sẻ thông tin. Dữ liệu khách hàng nằm ở phòng Sales, phản hồi về sản phẩm nằm ở phòng Chăm sóc khách hàng, còn chiến lược cải tiến lại nằm ở phòng R&D. Do thông tin không được lưu thông, các bộ phận thường xuyên rơi vào tình trạng “làm lại từ đầu” hoặc đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu thiếu hụt.
Sự thiếu phối hợp này dẫn đến việc nỗ lực của người này vô tình trở thành gánh nặng của người kia. Một chiến dịch giảm giá khủng từ Marketing có thể khiến phòng Vận hành “vỡ trận” vì không được thông báo trước để chuẩn bị nhân sự. Khi thông tin bị chặn lại ở các “ốc đảo”, doanh nghiệp mất đi sức mạnh tổng lực và chỉ còn là tập hợp của những cá nhân đơn lẻ đang loay hoay với phần việc của mình.
4. Quyết định tập quyền thái quá – Bẫy “nút thắt” lãnh đạo
Trong nhiều doanh nghiệp, dù đội ngũ cấp dưới rất giỏi nhưng mọi quyết định lớn nhỏ đều phải chờ sếp duyệt. Nhà lãnh đạo vô tình trở thành điểm nghẽn duy nhất của cả hệ thống. Khi sếp bận họp, cả công ty dừng lại. Khi sếp đi công tác, các dự án bị đình trệ. Việc thiếu cơ chế phân quyền không chỉ làm chậm tốc độ vận hành mà còn triệt tiêu tính chủ động của nhân viên.
Những nhân sự tài năng sẽ cảm thấy mình không được tin tưởng và dần trở thành những người “chờ lệnh”. Họ không dám đưa ra giải pháp mới vì biết rằng cuối cùng cũng phải đợi ý kiến chỉ đạo. Nỗ lực của họ giảm dần từ sự sáng tạo xuống thành sự tuân thủ máy móc. Một doanh nghiệp bứt phá là doanh nghiệp có khả năng đưa quyền quyết định xuống gần nhất với nơi phát sinh vấn đề.
5. Sự lệch pha giữa năng lực cá nhân và vị trí công việc
Nỗ lực sẽ trở nên vô nghĩa nếu đặt sai chỗ. Một điểm nghẽn nội bộ phổ biến là doanh nghiệp đang dùng “người tốt cho vị trí sai”. Có những nhân viên rất chăm chỉ nhưng họ lại không có tố chất cho công việc hiện tại. Ví dụ, một kỹ thuật viên xuất sắc bị đẩy lên làm quản lý nhưng thiếu kỹ năng điều phối con người, dẫn đến việc cả nhóm bị trì trệ còn cá nhân đó thì kiệt sức.
Khi đặt sai người, doanh nghiệp phải tiêu tốn gấp đôi nguồn lực để đào tạo và sửa lỗi nhưng kết quả vẫn không như ý. Điều này tạo ra sự ức chế cho cả người làm lẫn tổ chức. Việc không đánh giá đúng năng lực và bố trí nhân sự phù hợp với thế mạnh cá nhân chính là rào cản khiến dòng chảy hiệu suất bị nghẽn lại, dù tất cả mọi người đều đang cố gắng hết sức.
6. Thiếu hụt công cụ và công nghệ hỗ trợ thực thi
Trong kỷ nguyên số, việc bắt đội ngũ dùng “cuốc xẻng” để đi đào vàng là một sự tàn nhẫn đối với nỗ lực của họ. Điểm nghẽn về công nghệ xảy ra khi doanh nghiệp vẫn duy trì những công cụ quản lý thủ công, những bảng tính Excel chồng chéo hoặc các phần mềm lỗi thời thường xuyên gặp sự cố. Nhân viên mất quá nhiều thời gian cho những việc vặt như nhập liệu, đối soát dữ liệu hay tìm kiếm thông tin cũ.
Nhiều nhà quản lý coi việc đầu tư công nghệ là chi phí thay vì là đòn bẩy. Tuy nhiên, họ không tính đến “chi phí cơ hội” khi nhân viên dành 50% thời gian cho những việc mà một phần mềm có thể giải quyết trong 5 giây. Thiếu công cụ hỗ trợ khiến nỗ lực của đội ngũ bị phân tán vào những việc không sinh lời, khiến họ mệt mỏi vì những thứ vụn vặt thay vì thăng hoa trong công việc chuyên môn.
7. Cơ chế phản hồi và học tập bị tê liệt
Một doanh nghiệp khó bứt phá thường là một doanh nghiệp không có thói quen nhìn lại. Các sai lầm lặp đi lặp lại từ dự án này sang dự án khác mà không có sự đúc kết kinh nghiệm. Điểm nghẽn ở đây là sự thiếu hụt các buổi “hậu kiểm” (post-mortem) thực chất hoặc văn hóa sợ sai khiến mọi người che giấu khiếm khuyết thay vì cùng nhau tháo gỡ.
Khi không có phản hồi kịp thời, nhân viên sẽ tiếp tục nỗ lực theo những cách thức sai lầm. Họ giống như người đang đi trong rừng sâu nhưng không có bản đồ và cũng không thèm nhìn lại những dấu chân mình đã đi qua. Một hệ thống thiếu khả năng tự sửa lỗi sẽ luôn dậm chân tại chỗ dù có được bơm thêm bao nhiêu nguồn lực và sự quyết tâm đi chăng nữa.
8. Văn hóa “Bận rộn” lấn át văn hóa “Kết quả”
Biểu hiện rõ nhất của điểm nghẽn này là việc doanh nghiệp đánh giá nhân viên dựa trên số giờ họ ngồi ở văn phòng thay vì giá trị họ tạo ra. Điều này vô tình khuyến khích nhân viên “tạo ra sự bận rộn giả tạo”. Họ tham gia vào những cuộc họp vô bổ, gửi những email dài dằng dặc và ở lại muộn chỉ để sếp thấy mình đang làm việc chăm chỉ.
Văn hóa này làm loãng sự tập trung vào mục tiêu cốt lõi. Khi sự bận rộn được coi trọng hơn kết quả, những người làm việc hiệu quả (những người xong việc nhanh và đi về sớm) lại bị coi là thiếu tâm huyết. Điểm nghẽn về văn hóa này khiến nỗ lực của đội ngũ bị hướng vào việc “trình diễn” thay vì “thực thi”, khiến doanh nghiệp phình to về quy mô nhưng rỗng tuếch về hiệu suất.
Tác động đến tinh thần đội ngũ: Khi sự nhiệt huyết biến thành sự cay đắng
Hệ quả nghiêm trọng nhất của các điểm nghẽn nội bộ không chỉ là sự sụt giảm về doanh thu, mà là sự xói mòn về con người. Những nhân sự tâm huyết nhất sẽ là những người cảm thấy thất vọng nhất. Họ nhận ra nỗ lực của mình không mang lại thay đổi cho tổ chức và không mang lại sự thăng tiến cho cá nhân.
Tình trạng này kéo dài dẫn đến hiện tượng “chảy máu chất xám” hoặc tệ hơn là “nhân viên ở lại nhưng trái tim đã rời đi”. Đội ngũ trở nên vô cảm với các mục tiêu của công ty, họ chỉ làm việc với tâm thế đối phó để nhận lương. Lúc này, dù doanh nghiệp có đưa ra những chiến lược bứt phá vĩ đại đến đâu, nó cũng sẽ vấp phải sự thờ ơ từ chính bên trong bộ máy.
Gợi ý tư duy tháo gỡ từ góc độ quản trị
Để giải quyết điểm nghẽn, nhà lãnh đạo cần thay đổi tư duy từ “Quản trị con người” sang “Quản trị hệ thống”. Thay vì hỏi “Tại sao nhân viên làm việc kém?”, hãy hỏi “Quy trình nào đang làm khó họ?”.
Thiết lập lại sự minh bạch: Sử dụng các phương pháp quản trị mục tiêu như OKRs để đảm bảo tất cả mọi người đều nhìn về một hướng và hiểu rõ ưu tiên hàng đầu là gì.
Đơn giản hóa để tăng tốc: Thực hiện một cuộc rà soát lại tất cả các quy trình hiện có. Hãy dũng cảm cắt bỏ những bước phê duyệt không cần thiết và trao quyền tự chủ cho cấp dưới.
Xây dựng văn hóa “An toàn tâm lý”: Khuyến khích sự phản biện và thừa nhận sai lầm để học hỏi. Khi nhân viên không sợ sai, họ sẽ chủ động chỉ ra các điểm nghẽn cho bạn.
Đầu tư vào hạ tầng số: Công nghệ phải là nền tảng để giải phóng sức lao động. Hãy coi công cụ là cánh tay nối dài cho nỗ lực của đội ngũ.
Lời kết: Doanh nghiệp bứt phá không phải vì họ có những con người làm việc 20 tiếng mỗi ngày, mà vì họ có một hệ thống đủ thông minh để không làm lãng phí bất kỳ một giây phút nỗ lực nào của nhân viên. Hãy bắt đầu từ việc tháo gỡ những rào cản nội bộ, và bạn sẽ thấy đội ngũ của mình bay xa hơn những gì bạn có thể tưởng tượng.
>>> Xem thêm bài viết: Từ Bỏ Tư Duy “Nhân Viên Là Một Chi Phí” – Cách Doanh Nghiệp Chuyển Hóa Nhân Sự Thành Tài Sản
Tìm hiểu thêm nhiều bài viết hữu ích tại đây!
GIỚI THIỆU VỀ K-OUTSOURCING
Công ty cổ phần Giải pháp nhân sự và Tư vấn đầu tư K-Outsourcing Việt Nam là đối tác uy tín trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho thuê lại lao động và giải pháp nhân sự cho các doanh nghiệp với hệ sinh thái hỗ trợ nâng cao. Các dịch vụ của K-Outsourcing bao gồm: Tuyển dụng lao động, cho thuê lại lao động, payroll, tư vấn phát triển nguồn lực.
Tìm hiểu thêm về K-Outsourcing: K-Outsourcing Việt Nam
