6 Khoảnh Khắc Nhỏ Trong Công Việc Nhưng Lại Quyết Định Uy Tín Nghề Nghiệp Của Bạn

Nhiều người trong chúng ta thường lầm tưởng rằng uy tín nghề nghiệp là một thứ gì đó hào nhoáng, được xây dựng từ những giải thưởng nhân viên xuất sắc, những dự án triệu đô hay những bản CV bóng bẩy. Thế nhưng, thực tế tại môi trường công sở lại chứng minh điều ngược lại. Uy tín không phải là một sự kiện đột biến, nó là một quá trình tích lũy. Nó giống như việc bạn tiết kiệm tiền vào một tài khoản ngân hàng niềm tin: mỗi hành động nhỏ là một khoản tiền gửi, và mỗi sai lầm nhỏ là một khoản rút ra.

Sự chuyên nghiệp thực thụ thường bộc lộ rõ nhất không phải lúc bạn đứng trên sân khấu nhận vinh quang, mà là ở những khoảnh khắc đời thường nhất khi không có máy quay nào hướng về phía bạn. Đó là những giây phút bạn tương tác với đồng nghiệp, cách bạn phản hồi một tin nhắn hay thái độ của bạn khi đối mặt với một sự cố bất ngờ. Nếu bạn muốn biết vị thế thực sự của mình trong mắt cấp trên và cộng sự, hãy nhìn vào 6 khoảnh khắc nhỏ nhưng mang tính định đoạt dưới đây.

Vì sao uy tín nghề nghiệp được hình thành từ những chi tiết nhỏ?

Con người chúng ta có một xu hướng tâm lý được gọi là “Hiệu ứng hào quang” (Halo Effect). Khi chúng ta thấy một người nhất quán và chỉn chu trong những việc nhỏ, bộ não sẽ tự động gán cho họ nhãn dán “đáng tin cậy” trong cả những việc lớn. Ngược lại, một người dù tài giỏi đến đâu nhưng thường xuyên chậm trễ trong các phản hồi nhỏ hoặc thiếu trách nhiệm với những cam kết vụn vặt sẽ sớm bị gắn mác “thiếu chuyên nghiệp”.

Khi sự nhất quán trong những hành vi nhỏ của bạn cao, mẫu số về sự tin tưởng sẽ tăng vọt. Những chi tiết nhỏ nhặt chính là bằng chứng xác thực nhất cho thái độ và đạo đức nghề nghiệp của một cá nhân, vì chúng khó có thể “diễn” được trong một thời gian dài.

1. Cách bạn phản hồi email hoặc tin nhắn công việc

Trong kỷ nguyên giao tiếp số, cách bạn xuất hiện trên các nền tảng chat như Slack, Microsoft Teams hay Email chính là “gương mặt” nghề nghiệp của bạn. Nhiều người coi nhẹ việc phản hồi tin nhắn, thường để đối tác hoặc đồng nghiệp phải chờ đợi quá lâu hoặc phản hồi một cách cộc lốc, thiếu chủ ngữ vị ngữ.

Một phản hồi chuyên nghiệp không nhất thiết phải là một câu trả lời hoàn chỉnh ngay lập tức. Đôi khi, chỉ cần một dòng tin: “Tôi đã nhận được thông tin và sẽ phản hồi chi tiết cho bạn vào 2 giờ chiều nay” đã thể hiện sự tôn trọng tuyệt đối dành cho thời gian của đối phương. Việc bạn phản hồi nhanh, rõ ràng và có cấu trúc cho thấy bạn là người có tổ chức và kiểm soát tốt công việc của mình. Ngược lại, thói quen “seen” nhưng không trả lời hoặc trả lời hời hợt sẽ âm thầm hủy hoại sự tin tưởng mà người khác dành cho bạn, khiến họ cảm thấy công việc của mình không được coi trọng.

2. Cách xử lý khi mắc lỗi: Sự trung thực hay những lời bào chữa?

Sai lầm là điều không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc, nhưng cách một người đối diện với sai lầm đó chính là thước đo vàng của uy tín. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã làm sai là lúc “bản năng phòng thủ” trỗi dậy mạnh mẽ nhất. Nhiều người chọn cách im lặng hy vọng không ai biết, hoặc tệ hơn là tìm một lý do khách quan hay một người đồng nghiệp khác để “đổ lỗi”.

Người có uy tín cao sẽ chọn cách làm ngược lại: thừa nhận sai lầm ngay lập tức, giải thích ngắn gọn nguyên nhân mà không bao biện, và quan trọng nhất là đưa ra giải pháp khắc phục. Khi bạn dám nhận trách nhiệm, bạn không hề trở nên yếu kém trong mắt người khác. Ngược lại, sự dũng cảm đó tạo ra một cảm giác an tâm cho cấp trên, vì họ biết rằng nếu có vấn đề gì xảy ra, bạn sẽ là người báo cáo đầu tiên chứ không phải là người giấu giếm cho đến khi mọi chuyện quá muộn.

3. Thái độ khi nhận một việc khó hoặc nằm ngoài mô tả công việc

Trong mỗi tổ chức luôn tồn tại những “vùng xám” – những công việc không thuộc về riêng ai nhưng lại cần có người giải quyết. Khi được yêu cầu hỗ trợ một việc khó hoặc một nhiệm vụ không nằm trong bản mô tả công việc (JD), phản ứng của bạn sẽ tiết lộ bạn là “người đi làm thuê” hay “người xây dựng sự nghiệp”.

Những người chỉ làm đúng những gì được yêu cầu thường có xu hướng né tránh hoặc tỏ thái độ khó chịu khi bị giao thêm việc. Trong khi đó, những người có uy tín nghề nghiệp vững chắc coi đây là cơ hội để học hỏi và mở rộng tầm ảnh hưởng. Thái độ sẵn sàng (Can-do attitude) không có nghĩa là bạn nhận mọi việc một cách mù quáng, mà là sự nhiệt tình trong việc tìm cách giải quyết vấn đề chung của tổ chức. Chính sự xông pha này khiến bạn trở thành một nhân sự “không thể thay thế” và là người đầu tiên được sếp nghĩ tới khi có những cơ hội thăng tiến lớn hơn.

4. Cách bảo vệ quan điểm trong các cuộc họp

Cuộc họp là nơi uy tín nghề nghiệp được thử thách mạnh mẽ nhất. Khoảnh khắc bạn không đồng tình với ý kiến của số đông hoặc của cấp trên là một khoảnh khắc nhạy cảm. Bạn chọn im lặng để được an toàn, hay chọn lên tiếng để bảo vệ điều đúng đắn? Và nếu lên tiếng, bạn chọn cách công kích hay cách góp ý xây dựng?

Người chuyên nghiệp biết cách bảo vệ quan điểm dựa trên dữ liệu và sự thật (facts), chứ không dựa trên cảm xúc cá nhân. Cách bạn phản biện một cách điềm tĩnh, tôn trọng đối phương nhưng quyết liệt với mục tiêu chung của công ty sẽ tạo ra một hình ảnh về một người có tư duy độc lập và bản lĩnh. Uy tín không đến từ việc bạn luôn nói “vâng”, mà đến từ việc người khác biết rằng mỗi khi bạn nói “không”, đó là vì lợi ích tốt nhất của công việc.

5. Cách hỗ trợ đồng nghiệp khi họ gặp khó khăn

Có một kiểu uy tín “ngầm” được xây dựng trong lòng các đồng nghiệp mà sếp đôi khi không nhìn thấy ngay. Đó là khi bạn sẵn sàng dành 15 phút để hướng dẫn một nhân sự mới, hoặc hỗ trợ một cộng sự đang bị quá tải dù bạn cũng đang bận rộn. Những hành động này không được ghi vào KPI, nhưng chúng tạo ra một mạng lưới ủng hộ (support system) cho chính bạn.

Sự tử tế trong công việc không phải là một sự yếu đuối, nó là biểu hiện của một người có năng lực dư thừa để giúp đỡ người khác. Khi bạn hỗ trợ đồng nghiệp một cách vô tư, bạn đang xây dựng một hình ảnh “lãnh đạo không chức danh”. Sau này, khi bạn cần sự giúp đỡ hoặc cần sự đồng thuận cho một ý kiến nào đó, chính những “khoản đầu tư” nhỏ này sẽ mang lại cho bạn sự ủng hộ nhiệt thành từ mọi người xung quanh.

6. Cách giữ lời hứa từ những việc nhỏ nhất

“Tôi sẽ gửi bản kế hoạch vào cuối ngày hôm nay” – Đây là một lời hứa. Nếu bạn gửi nó vào lúc 5 giờ chiều, uy tín của bạn tăng lên. Nếu bạn gửi vào lúc 8 giờ sáng mai mà không một lời giải thích, uy tín của bạn sụt giảm. Nhiều người coi những lời hứa này là chuyện nhỏ, nhưng thực tế, chúng là nền móng của sự tin cậy.

Sự chuyên nghiệp nằm ở việc bạn quản trị kỳ vọng của người khác. Nếu bạn thấy mình không thể hoàn thành đúng hạn, hãy báo trước ít nhất một khoảng thời gian nhất định và đưa ra một mốc thời gian mới. Việc “giữ lời” trong những việc vụn vặt tạo ra một thói quen tư duy kỷ luật. Người ta sẽ tin tưởng giao cho bạn những dự án triệu đô khi họ thấy bạn chưa bao giờ thất hứa trong một cuộc hẹn cà phê hay một bản báo cáo tuần.

Hiệu ứng tích lũy: Sau 3-5 năm, uy tín là thứ duy nhất còn lại

Những hành vi trên nếu chỉ thực hiện một vài lần sẽ không có tác dụng gì. Nhưng khi được lặp đi lặp lại trong suốt 3 đến 5 năm, chúng tạo ra một “thương hiệu cá nhân” bất khả xâm phạm. Trong giới chuyên môn, tiếng lành (và cả tiếng dữ) đồn xa rất nhanh. Khi tên bạn được nhắc đến trong một buổi thảo luận về nhân sự, những khoảnh khắc nhỏ này sẽ được mọi người hồi tưởng lại: “Anh ấy rất giữ lời”, “Cô ấy luôn sẵn sàng hỗ trợ”, “Bạn này rất trung thực khi gặp lỗi”.

Sự tích lũy này tạo ra một quỹ đạo sự nghiệp đi lên bền vững. Ngay cả khi bạn chuyển công ty hay thay đổi lĩnh vực, uy tín nghề nghiệp vẫn là thứ tài sản bạn mang theo được. Nó giúp bạn rút ngắn thời gian thử việc, được hưởng những đặc quyền về sự tự chủ và quan trọng nhất là có được sự tôn trọng thực sự từ những người giỏi nhất trong ngành.

Cách xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp từ những hành động nhỏ

Để bắt đầu thay đổi, bạn không cần phải làm điều gì quá to tát. Hãy thực hiện chiến lược “Tinh chỉnh 1%”:

• Kiểm soát giao tiếp: Luôn bắt đầu và kết thúc email bằng sự lịch thiệp. Hãy là người cuối cùng xác nhận lại thông tin sau mỗi cuộc họp.

• Tôn trọng thời gian: Hãy đến cuộc họp sớm 2 phút thay vì đúng giờ hoặc muộn 2 phút. Sự hiện diện sớm cho thấy sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

• Ghi chép và theo dõi: Đừng tin vào trí nhớ của mình. Hãy ghi lại mọi lời hứa bạn đã nói với người khác và đảm bảo chúng được thực hiện.

• Học cách nói “Xin lỗi và Sửa đổi”: Thay thế câu “Tôi quên mất” bằng câu “Tôi đã thiếu sót trong việc theo dõi đầu việc này, đây là phương án khắc phục của tôi”.

Lời kết: Uy tín nghề nghiệp không phải là một đích đến, nó là một lối sống công sở. Khi bạn coi trọng từng khoảnh khắc nhỏ, bạn đang tự đặt mình vào nhóm 5% những người chuyên nghiệp nhất. Đừng đợi đến khi có một dự án lớn mới bắt đầu thể hiện bản thân; hãy bắt đầu ngay từ cách bạn trả lời tin nhắn tiếp theo sau khi đọc xong bài viết này.

Tìm hiểu thêm nhiều bài viết hữu ích tại đây!

GIỚI THIỆU VỀ K-OUTSOURCING

Công ty cổ phần Giải pháp nhân sự và Tư vấn đầu tư K-Outsourcing Việt Nam là đối tác uy tín trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho thuê lại lao động và giải pháp nhân sự cho các doanh nghiệp với hệ sinh thái hỗ trợ nâng cao. Các dịch vụ của K-Outsourcing bao gồm: Tuyển dụng lao động, cho thuê lại lao động, payroll, tư vấn phát triển nguồn lực.

Tìm hiểu thêm về K-Outsourcing: K-Outsourcing Việt Nam