Ở môi trường công sở sẽ có rất nhiều nguyên nhân khiến cho nhân viên của bạn phải trình đơn khiếu nại nguyên nhân đó có thể là mức lương chưa thực sự phù hợp với họ, môi trường làm việc không tốt, trong công việc thiếu sự công bằng và bạn chưa có tầm nhìn xa khiến họ thấy thiếu cơ hội phát trển bởi vậy nhiều lý do là thế nhưng bạn có biết các quy trình xử lý khiếu nại của nhân viên như nào không hãy cùng kos tìm hiểu bên dưới nhé?
Các bước quy trình xử lý khiếu nại của nhân viên:
1. Tiếp nhận đơn khiếu nại:
Nhân viên phụ trách nhận đơn khiếu nại từ nhân viên và xác định đúng thông tin cần thiết, bao gồm tên người khiếu nại, nội dung khiếu nại, thời gian và địa điểm xảy ra sự việc
- Tạo một hệ thống tiếp nhận đơn khiếu nại: Có thể tạo một địa chỉ email hoặc hộp thư vật lý được chỉ định riêng để nhân viên có thể gửi đơn khiếu nại của mình tới. Đảm bảo rằng thông tin liên hệ và cách thức gửi đơn khiếu nại này được thông báo rõ ràng cho toàn bộ nhân viên. Đây là một trong các bước quy trình xử lý khiếu nại của nhân viên không thể thiếu
- Đảm bảo tính bảo mật: Đảm bảo tính bảo mật cho đơn khiếu nại bằng cách chỉ tiếp nhận từ người có quyền truy cập vào thông tin này và không tiếp cận từ bất kỳ ai khác.
- Đánh giá và xử lý đơn khiếu nại: Xem xét nội dung của đơn khiếu nại và xác định các bước tiếp theo để giải quyết vấn
2. Đánh giá và thu thập thông tin:
Liên hệ trực tiếp với nhân viên khiếu nại để thu thập thông tin chi tiết về vấn đề. Hãy lắng nghe nhân viên và đảm bảo bạn hiểu đúng vấn đề mà họ muốn đưa ra. Sau đó thu thập chứng cứ và bằng chứng: Yêu cầu nhân viên khiếu nại cung cấp bằng chứng hoặc chứng cứ để xác minh vấn đề. Điều này có thể bao gồm email, tin nhắn, hợp đồng lao động, phiếu đánh giá hoặc bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến vấn đề. Tiếp theo phỏng vấn các bên liên quan: Nếu cần thiết, bạn có thể phỏng vấn các bên liên quan khác như cấp trên của nhân viên, đồng nghiệp hoặc bất kỳ ai có thông tin liên quan đến vấn đề. Điều này
3.Quy trình nội bộ:
Dựa trên thông tin thu thập, nhân viên xác định quy trình nội bộ của công ty để xử lý khiếu nại. Quy trình này có thể bao gồm việc thẩm tra, điều tra sự việc, xác định nguyên nhân và tìm ra giải pháp
4. Xử lý khiếu nại:
Dựa trên kết quả điều tra và quy trình nội bộ, nhân viên đưa ra quyết định cuối cùng về việc xử lý khiếu nại. Các biện pháp có thể được áp dụng
Lắng nghe: Nhân viên nên lắng nghe một cách chân thành và tôn trọng khiếu nại của khách hàng hoặc đồng nghiệp. Đặt mình vào vị trí của người khiếu nại và hiểu rõ vấn đề của họ
Đề xuất giải pháp: Dựa trên thông tin và tìm hiểu, nhân viên nên đề xuất một giải pháp hợp lý cho khách hàng hoặc đồng nghiệp. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp thông tin bổ sung, thay đổi quy trình trong hợp đồng đây là một bước quan trọng nhất trong quy trình xử lý khiếu nại của nhân viên không thể thiếu
Bên trên là các quy trình xử lý khiếu nại của nhân viên hy vọng sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc hãy theo dõi chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin hay hơn nhé:
Fan page: Kos-giải pháp nhân sự toàn diện
Thông tin tuyển dụng: K-outsourcing Viêt Nam