Nghệ Thuật Quản Trị Kỳ Vọng – Kỹ Năng Giúp Dân Văn Phòng Giảm 50% Căng Thẳng
Bạn đã bao giờ dành cả đêm để hoàn thành một bản báo cáo mà bạn tin là hoàn hảo, để rồi sáng hôm sau nhận được câu trả lời từ sếp: “Đây không phải thứ anh/chị hình dung”? Hay bạn nhận một nhiệm vụ từ đồng nghiệp với lời nhắn “làm xong sớm nhé”, và rồi liên tục bị thúc giục dù bạn đang có hàng tá việc khác quan trọng hơn? Cái cảm giác hụt hẫng, bực bội và áp lực vô hình đó có một cái tên chung: sự chênh lệch kỳ vọng. Đây chính là “kẻ thù giấu mặt”, là một trong những nguyên nhân lớn nhất gây ra stress, hiểu lầm và xung đột nơi công sở. Tuy nhiên, tin tốt là bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được nó. Việc nắm vững nghệ thuật quản trị kỳ vọng không chỉ là một kỹ năng mềm cao cấp, mà còn là một “vũ khí” giúp bạn giảm 50% căng thẳng và làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
“Kẻ Thù Giấu Mặt” Của Dân Văn Phòng – Sự Chênh Lệch Kỳ Vọng
Sự chênh lệch kỳ vọng là khoảng trống giữa những gì một người mong đợi sẽ xảy ra và những gì thực sự diễn ra. Khoảng trống này sinh ra từ sự mơ hồ, từ những giả định và từ việc thiếu một cuộc đối thoại rõ ràng. Chúng ta thường cho rằng người khác cũng đang nghĩ giống mình, và đó là nguồn cơn của mọi vấn đề.
Trong môi trường công sở, cái bẫy này xuất hiện ở khắp mọi nơi. Với cấp trên, đó có thể là sự chênh lệch về deadline (“Anh tưởng thứ Tư xong, sao giờ mới có?”), về mức độ chi tiết của công việc (“Chị chỉ cần vài gạch đầu dòng tóm tắt, sao em lại viết một báo cáo 10 trang?”), hay về tần suất cập nhật tiến độ. Với đồng nghiệp, đó có thể là sự hiểu lầm về vai trò và trách nhiệm trong một dự án chung (“Tôi tưởng phần đó là của bạn chứ?”), hoặc sự khác biệt trong phong cách làm việc.
Hậu quả của việc để những kỳ vọng không được nói ra này trôi nổi là vô cùng tai hại. Nó gây lãng phí thời gian, công sức khi phải làm lại công việc. Nó tạo ra sự thất vọng, bực bội và làm tổn hại đến các mối quan hệ. Lòng tin bị xói mòn, và quan trọng nhất, nó tạo ra một gánh nặng tâm lý, một áp lực thường trực không đáng có cho chính bạn.
3 Kỹ Thuật “Vàng” Để Trở Thành Bậc Thầy Quản Trị Kỳ Vọng
Để không còn phải “đoán ý” sếp hay bực bội với đồng nghiệp, bạn cần trở thành một người chủ động trong giao tiếp. Dưới đây là 3 kỹ thuật cốt lõi giúp bạn làm chủ nghệ thuật này.
1. Giao Tiếp Chủ Động và “Tái Xác Nhận” – Phá Vỡ Sự Mơ Hồ
Sai lầm phổ biến nhất của chúng ta là giả định rằng mình đã hiểu đúng yêu cầu sau một cuộc trao đổi ngắn. Để phá vỡ sự mơ hồ, hãy biến việc “tái xác nhận” thành một phản xạ tự nhiên. Đây là hành động chủ động làm rõ thông tin ngay từ đầu, thay vì chờ đến khi vấn đề xảy ra mới đi giải quyết.
Sau khi nhận một nhiệm vụ mới từ sếp hay một lời nhờ vả từ đồng nghiệp, đừng chỉ gật đầu và nói “Vâng ạ” rồi rời đi. Hãy dành thêm 30 giây để tóm tắt lại yêu cầu theo cách hiểu của bạn. Một cấu trúc đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả là: “Để em/mình xác nhận lại nhé. Anh/chị/bạn muốn em/mình hoàn thành [tên công việc], trong đó tập trung chủ yếu vào [yêu cầu quan trọng nhất], với deadline cụ thể là [thời gian]. Sản phẩm cuối cùng mong muốn là [định dạng file: Word, Excel, PowerPoint…]. Như vậy đã chính xác chưa ạ?”.
Hành động nhỏ này mang lại lợi ích kép: nó cho thấy bạn là một người cẩn thận, thực sự lắng nghe, đồng thời cho người giao việc cơ hội để điều chỉnh ngay lập tức nếu có bất kỳ hiểu lầm nào. Bên cạnh đó, hãy chủ động cập nhật tiến độ, đặc biệt là khi có nguy cơ trễ hẹn. Một thông báo ngắn gọn như “Dự án X đang tiến triển tốt nhưng có một chút trục trặc ở khâu Y, em dự kiến sẽ hoàn thành chậm hơn 2 tiếng so với dự kiến. Em sẽ gửi ngay khi xong ạ” sẽ tốt hơn gấp trăm lần sự im lặng và một lời xin lỗi muộn màng.
2. Nghệ Thuật Đặt Câu Hỏi Thông Minh – “Chiếc Chìa Khóa” Mở Cánh Cửa Kỳ Vọng
Nếu việc tái xác nhận giúp làm rõ những gì đã được nói ra, thì việc đặt câu hỏi thông minh sẽ giúp bạn khám phá những kỳ vọng chưa được nói ra. Nhiều người ngại đặt câu hỏi vì sợ bị cho là không hiểu chuyện hoặc làm phiền người khác. Nhưng thực tế, những câu hỏi đúng đắn lại thể hiện sự tư duy và mong muốn hoàn thành công việc một cách tốt nhất của bạn.
Thay vì chỉ hỏi “Làm cái này như thế nào?”, hãy thử sử dụng các câu hỏi có chiều sâu hơn để khai thác thông tin:
- Câu hỏi về MỤC TIÊU: “Mục tiêu cuối cùng mà báo cáo/công việc này hướng tới là gì ạ? Nó sẽ được sử dụng để giải quyết vấn đề gì?”. Hiểu được “tại sao” sẽ giúp bạn thực hiện cái “như thế nào” tốt hơn nhiều.
- Câu hỏi về ƯU TIÊN: “Trong 5 yêu cầu này, đâu là 3 điểm quan trọng nhất mà anh/chị muốn em tập trung vào nhất?”. Câu hỏi này giúp bạn tránh lãng phí thời gian vào những chi tiết không cốt lõi.
- Câu hỏi về HÌNH DUNG THÀNH CÔNG: “Để em hình dung rõ hơn, một phiên bản hoàn hảo của công việc này trong mắt anh/chị sẽ trông như thế nào ạ?”. Câu hỏi này thường giúp hé lộ những tiêu chuẩn về chất lượng mà người khác không nói ra bằng lời.
- Câu hỏi về RỦI RO: “Theo kinh nghiệm của anh/chị, khi thực hiện công việc này, em cần lưu ý những khó khăn hay rủi ro nào có thể xảy ra không ạ?”. Điều này cho thấy sự cẩn trọng và tầm nhìn của bạn.
3. Xác Lập Ranh Giới và “Giao Hẹn” Thực Tế – Nói “Không” Một Cách Xây Dựng
Một phần quan trọng của quản trị kỳ vọng là quản lý chính khả năng và thời gian của bạn. Giảm áp lực công việc không có nghĩa là trốn tránh trách nhiệm, mà là biết cách đưa ra những cam kết thực tế. Nhiều người trong chúng ta có xu hướng nhận mọi yêu cầu vì sợ làm mất lòng. Điều này dẫn đến tình trạng quá tải và cuối cùng là không hoàn thành tốt bất kỳ việc nào.
Học cách nói “không” một cách xây dựng là một kỹ năng cực kỳ quan trọng. Nó không phải là một sự từ chối thẳng thừng, mà là một cuộc đối thoại để tìm ra giải pháp hợp lý. Khi nhận một yêu cầu mới trong khi đang quá tải, thay vì lập tức nói “Vâng”, hãy thử trả lời: “Em rất sẵn lòng thực hiện nhiệm vụ Y này. Tuy nhiên, hiện tại em đang cần tập trung hoàn thành dự án X cho kịp deadline chiều nay để không ảnh hưởng đến team Z. Để đảm bảo chất lượng cho cả hai việc, em có thể bắt đầu làm việc Y này vào sáng mai và gửi anh/chị vào chiều mai được không ạ?”.
Hoặc bạn có thể đề xuất sự ưu tiên: “Nếu công việc Y này thực sự cấp bách hơn, em có thể tạm gác lại công việc X không ạ?”. Cách trả lời này cho thấy bạn không từ chối trách nhiệm, mà đang chủ động quản lý công việc một cách có trách nhiệm để đảm bảo chất lượng chung. Nó biến bạn từ một người bị động nhận việc thành một đối tác chủ động trong việc sắp xếp công việc.
Lời Kết: Chủ Động Giao Tiếp, Giảm Nửa Căng Thẳng
Căng thẳng công sở đến từ sự chênh lệch kỳ vọng không phải là một điều tất yếu bạn phải chịu đựng. Nó là một vấn đề có thể giải quyết được bằng kỹ năng giao tiếp hiệu quả và chủ động. Bằng cách trở thành một người quản trị kỳ vọng chuyên nghiệp thông qua việc tái xác nhận thông tin, đặt những câu hỏi thông minh và đưa ra những cam kết thực tế, bạn không chỉ giảm đi một nửa gánh nặng áp lực vô hình, mà còn xây dựng được sự tin tưởng, uy tín và chủ động kiến tạo một môi trường làm việc tích cực, hiệu quả hơn cho chính mình và mọi người xung quanh. Hãy bắt đầu áp dụng một trong những kỹ thuật này ngay trong cuộc trao đổi công việc tiếp theo của bạn.
>>> Xem thêm bài viết: Adaptability – Năng Lực Xoay Chuyển Để Sống Còn Trong Thế Giới Việc Làm Biến Động
Tìm hiểu thêm nhiều bài viết hữu ích tại đây!
GIỚI THIỆU VỀ K-OUTSOURCING
Công ty cổ phần Giải pháp nhân sự và Tư vấn đầu tư K-Outsourcing Việt Nam là đối tác uy tín trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho thuê lại lao động và giải pháp nhân sự cho các doanh nghiệp với hệ sinh thái hỗ trợ nâng cao. Các dịch vụ của K-Outsourcing bao gồm: Tuyển dụng lao động, cho thuê lại lao động, payroll, tư vấn phát triển nguồn lực.
Tìm hiểu thêm về K-Outsourcing: K-Outsourcing Việt Nam
